چگونه منظم باشیم؟

سپهرغرب، گروه اجتماعی: آیا شما به خاطر بی‌نظمی، زمان زیادی را در طول روز هدر می‌دهید؟ شاید 5 دقیقه به دنبال یک پرونده‌ی گمشده بگردید، 5 دقیقه‌ی دیگر به دنبال ایمیلی که حاوی جزئیات یک جلسه‌ی مهم است و شاید 10 دقیقه هم به دنبال فهرست انجام کارهای امروز بگردید که لای یک خروار کاغذ روی میزتان گم شده است. بدون اینکه متوجه باشید، یک ساعت در روز به دنبال چیزهایی می‌گردید که گم کرده‌اید و این فقط کار یک روز شماست! تصور کنید هر هفته، هر ماه و هر سال چقدر زمان‌تان را به هدر می‌دهید!

بسیاری از مردم با بی‌نظمی، دست‌وپنجه نرم می‌کنند. درحالی‌که بعضی از افراد فکر می‌کنند با وجود بی‌نظمی هم می‌توانند به کارشان برسند، اما این بی‌نظمی در آخر، هزینه‌ی بالایی را برای‌شان در پی خواهد داشت. بی‌نظمی می‌تواند ما را از ارتقای شغلی که همیشه به دنبال آن بودیم، دور کند. بی‌نظمی مانع خلاقیت ما می‌شود، استرس را به زندگی ما اضافه می‌کند و جلوی بهره وری و مؤثر بودن ما را می‌گیرد.در این مقاله، به برخی از استراتژی‌های منظم شدن خواهیم پرداخت تا بتوانیم زندگی و کارمان را با وجود نظم، طوری ادامه بدهیم که از توانایی‌هایمان نهایت استفاده را ببریم.

     از دفتر یادداشت استفاده کنید

یک استراتژ‌ی که بسیاری از افراد منظم از آن استفاده می‌کنند کار کردن با دفتر یادداشت است. این دفتر یادداشت گزیده‌ای از افکار و کارهایی است که می‌خواهید در طول روز انجام بدهید.

برای مثال، هنگام مکالمه‌ی تلفنی با یک همکار یا مشتری، در چنین دفتری یادداشت‌برداری کنید. اگر مشغول کار هستید و باید به خاطر داشته باشید نکته‌ای را به رئیس‌تان بگویید، آن نکته را در دفتر یادداشت ثبت کنید. اگر بعد از ظهر یک جلسه‌ی طوفان فکری دارید، ایده‌هایی که در دفتر یادداشت ثبت کرده‌اید، به کمک شما می‌آیند.

مزیت دفتر یادداشت این است که تمام افکار، جزئیات مکالمات و ایده‌هایتان را یک‌جا جمع می‌کنید و زمانی که چیزی را می‌نویسید، دیگر نیاز نیست برای به‌یادآوردن آن، انرژی ذهنی صرف کنید.

بهتر است به هر روز، یک صفحه‌ی جدید و تاریخ‌دار اختصاص بدهید (از یک سررسید استفاده کنید). با این روش، به راحتی می‌توانید به روزهای قبل رجوع کنید و اطلاعاتی را که به دنبال آن هستید، پیدا کنید.

     در پانزده دقیقه‌ی نخست روز کاری، منظم شوید

صبح وقتی وارد اتاق کارتان می‌شوید، پانزده دقیقه‌ی نخست را صرف بررسی کارهایی کنید که باید آن روز انجام بدهید. با فهرست «اقدامات بعدی» از «برنامه‌ی عملیاتی»‌ خود شروع کنید یا یک فهرست انجام کارهای پیش رو تهیه کنید و مهم‌ترین اولویت هایتان را در رأس فهرست قرار دهید. با این روش، می‌فهمید چه کارهای مهمی را باید در ابتدای روز و چه کارهایی را بعد از ظهر انجام دهید.

حین نظم بخشیدن به زمان‌تان، دانستن این که کارایی شما در چه زمانی از روز بیشتر است، می‌تواند در زمان‌بندی کارهایتان مفید باشد.

     روی میزتان را مرتب کنید

میز کار شما اغلب هزاربیشه‌ای است که روی آن کاغذهای قدیمی، پروژه‌های آینده، پرونده‌هایی که هم‌اکنون روی آنها کار می‌کنید و یک خروار کاغذ وجود دارد که هنوز دور نینداخته‌اید. با اینکه برخی از افراد ادعا می‌کنند با یک میز شلوغ و بهم‌ریخته بهتر کار می‌کنند، اما این وضعیت برای بسیاری از ما ناخوشایند و گیج‌کننده است.

اگر می‌خواهید نظم را تجربه کنید، پس مرتب کردن میز کار یک استراتژی هوشمندانه است. شاید این کار، ابتدا وقت‌گیر باشد، پس بهتر است آخر روز کاری یا آخر هفته را به این کار اختصاص دهید. مهم است این کار را آهسته انجام دهید، به‌ویژه اگر میز کار شما به شدت بهم‌ریخته است!

اول، همه چیز را از روی میزتان بردارید. پرونده‌ها، کاغذها و گزارش‌هایی که کارتان با آنها تمام شده است و هر چیزی را که دیگر به آن نیاز ندارید؛ دور بیندازید. لوازم اداری رومیزی را باید داخل یک کشو یا قفسه قرار دهید.

اقلام باقیمانده احتمالا پوشه‌ها و کاغذهایی هستند که هم‌اکنون به آنها نیاز دارید.

     یک «منطقه‌ی کار» روی میزتان مشخص کنید

این منطقه را به مواردی اختصاص دهید که برای تکمیل پروژه‌ها به آنها نیاز دارید. به محض تمام کردن یک کار، این منطقه را از این کار خالی کنید و کار دیگری را وارد آن منطقه کنید.

     تجهیزات و پرونده‌هایی را که بیشتر از آنها استفاده می‌کنید، منظم کنید

هر قدر بیشتر از چیزی استفاده می‌کنید، آن چیز باید به شما نزدیک‌تر باشد. میزتان را بر اساس کاربری اشیا منظم کنید نه بر اساس ظاهری که به نظر می‌رسد.

شما چگونه میز کارتان را مرتب می‌کنید؟ پنج دقیقه‌ی آخر هر روز کاری‌تان را به مرتب کردن میز کارتان اختصاص دهید. با این کار، روز بعد را با یک میز کار مرتب و تمیز آغاز خواهید کرد.

     ابزار نظم‌دهی

ما در عصر فناوری‌های شگفت‌انگیز زندگی می‌کنیم. بیایید از این فناوری‌ها برای نظم‌ بخشیدن به زندگی‌مان استفاده کنیم!

     از تقویم‌ها یا برنامه‌ریزهای دیجیتالی استفاده کنید

بسیاری از افراد در برنامه ریزی زمانی‌شان از این ابزار کمک می‌گیرند تا از کارهایشان عقب نمانند.

برای مثال، بسیاری از تقویم‌های دیجیتالی مانند Outlook و iCal به شما امکان کدگذاری رنگی کارها را می‌دهند. شما از رنگ قرمز برای کارهای فوری، از رنگ سبز برای فرصت‌های تمدیدشده و از رنگ آبی برای کارهایی که اولویت پایینی دارند، استفاده می‌کنید. کدگذاری رنگی کمکی است به شناسایی فوری کارهایی که باید اول از همه به آنها رسیدگی کنید.

     از نرم‌افزار صفحه گسترده مثل Excel برای ثبت روند پیشرفت‌تان استفاده کنید

این نرم‌افزار بسیار مفید است، زیرا می‌توانید به کمک آن از فرمت‌های شرطی استفاده کنید که هنگام نزدیک شدن کاری به مهلت آخر آن، به شما هشدار داده می‌شود. در نتیجه، با یک نگاه می‌توانید ببینید چه کارهایی مطابق برنامه پیش می‌روند و چه کارهایی به مهلت آخر نزدیک شده‌اند. این استراتژی‌ها به‌ویژه زمانی مفید است و به کار می‌آید که با یک گروه کار می‌کنید و باید از روند پیشرفت افراد مطلع باشید.

     به خودتان قول یک پاداش بدهید

اگر منظم ماندن برای شما سخت است؛ سعی کنید به خودتان قول یک پاداش بدهید. برای مثال، اگر چهار مورد از فهرست انجام کارهای پیش رو را کامل کردید، به خودتان یک فنجان قهوه جایزه بدهید یا ده دقیقه در اینترنت گشت بزنید.

     فقط از یک تقویم استفاده کنید

اگر برخی از کارها را وارد تبلت و گوشی خود کردید و برخی از کارها را وارد تقویم رومیزی و دفترچه یادداشت خود کردید، پس احتمال فراموش کردن قرار ملاقات‌ها و کارهای مهم وجود دارد.

     برای کارهای کوچک هم برنامه‌ زمانی داشته باشید

اگر یک کار یا پروژه نیاز به پیش‌زمینه دارد (مثلا خرید شیرینی و قهوه برای جلسه‌ی اعضا)، پس برای این کارهای کوچک هم برنامه‌ریزی کنید. این کار به شما کمک می‌کند برای انجام تمام کارها، زمان کافی اختصاص بدهید.

     از اسناد اسکن بگیرید

اگر دوست ندارید دفتر کارتان پر از قفسه‌های بایگانی باشد، پس چرا از اسناد اسکن نگیرید و آنها را در کامپیوترتان ذخیره نکنید؟ اگر منشی شخصی دارید، پس این کار را به او محول کنید. اگر ندارید، سعی کنید هر روز، از بخشی از اسناد اسکن بگیرید و در نهایت، به مرور زمان این پروژه را تکمیل کنید.

     از ابزار جذاب برای نظم‌بخشیدن استفاده کنید

از ابزارهایی استفاده کنید که به لحاظ بصری و عاطفی برای شما جذابیت دارند. برای مثال، اگر تصمیم گرفته‌اید از دفتر یادداشت به صورت روزانه استفاده کنید، پس در خرید آن، ذوق و سلیقه به خرج دهید. وقتی ابزارهای شما به لحاظ بصری جذاب و راحت باشند، شما تمایل بیشتری به استفاده از آنها خواهید داشت.