ابزارهای موردنیاز برای دورکاری گروه‌های کسب‌وکار

سپهرغرب، گروه کاردانش: فرآیند دورکاری در طول دهه‌های گذشته کمتر موردتوجه کسب‌وکارها قرار داشته است. پیش از شیوع ویروس کرونا کمتر برندی به­دنبال دورکاری مداوم گروه‌هایش بود.

این امر در طول یک­سال گذشته با توجه­به شرایط ویروس کرونا مدنظر بسیاری از کسب‌وکارها قرارگرفته است. مدیریت کسب‌وکار به شیوه دورکاری امر ساده‌ای نیست. بسیاری از کارآفرینان در مسیر مدیریت این حوزه با مشکلات اساسی مواجه هستند. یکی از اشتباهات اساسی در این میان تلاش برای مدیریت کسب‌وکار به شیوه‌های سنتی است. دورکاری نیازمند شیوه‌های منحصربه‌فردی برای تأثیرگذاری بر روی کارمندان و تقویت مداوم انگیزه‌شان است.

بدون تردید دورکاری نیز مانند هر نوع فعالیت دیگری دارای برخی مزیت‌هاست. در این زمینه به آمارهای موسسه Merchant Savvy توجه نمایید:

77 درصد از کارمندان فرآیند دورکاری را مفید و مؤثر بر روی وضعیت کاری و سلامتشان ارزیابی کرده‌اند.

پربیننده‌ترین کسب‌وکارهایی بدون نیاز به حتی یک کارمند

پیامدهای کرونا برای شرکت‌های استارتاپی/ محرومیت 43درصد استارتاپ‌ها از حمایت‌های دولتی

85 درصد از کسب‌وکارهای جهانی سهولت در همکاری با گروه‌های مختلف فارغ از بعد جغرافیایی را مدنظر قرار داده‌اند.

80 درصد از مردم در مواجهه با پیشنهادهای کاری مشابه اقدام به رد گزینه فاقد ساعت‎‌های کاری انعطاف‌پذیر می‌کنند. دورکاری یکی از گزینه‌های جذاب برای کاهش ساعت‎‌های کاری غیر انعطاف‌پذیر است.

اکنون با آگاهی از مزیت‎‌های دورکاری باید نسبت به شناسایی برخی از ابزارهای موردنیاز برای فعالیت بهینه در این حوزه نیز اقدام نماییم. در ادامه برخی از موارد مهم در این زمینه را موردبررسی قرار خواهیم داد.

سخت‌افزارها

نخستین نکته در راه‌اندازی فرآیند دورکاری فراهم ساختن امکانات سخت‌افزاری است. بسیاری از نمانام‌ها(برند­ها) پس از شیوع ویروس کرونا سیاست‌های دورکاری را در دستور کار قراردادند. نکته مهم در این میان ناتوانی نمانام‌ها برای فراهم‌سازی امکانات سخت‌افزاری، آن‌هم برای تمام کارمندان در خانه‌هایشان، است. با این حساب کیفیت کاری گروه‌های مختلف به‌شدت کاهش پیدا می‌‎کند.

اطمینان از دسترسی تمام کارمندان و اعضای گروه‌های کاری به امکانات سخت‌افزاری نظیر اسکنر، پرینتر و اینترنت با سرعت قابل‌قبول ضروری است. در غیر این صورت شاید اتفاقات ناگواری درزمینه­ی مدیریت دورکاری روی دهد. در این میان باید انتظارات مشخص کارمندان را نیز مدنظر قرار دهیم. هیچ کارمندی علاقه‌مند به فعالیت در یک برند بی‌برنامه برای دورکاری نیست.

ابزارهای موبایلی

وقتی صحبت از امکانات دورکاری می‌‎شود، کارمندان به‌طور گسترده‌ای بر روی گوشی‎‌های هوشمند اتکا دارند. اگر کسب‌وکارها برنامه‌هایشان را در قالب نرم­افزارهای موبایلی طراحی کنند، امکان دسترسی ساده‌تر کارمندان به آن‌ها فراهم خواهد شد. این امر در مقیاسی بزرگ موجب بهبود فرآیند دورکاری در کسب‌وکارهای متکی به تعامل حضوری با مشتریان نیز می‌‎شود. بسیاری از رستوران‌ها در طول دوران کرونا از طریق نرم­افزارهای رسمی‌شان اقدام به ثبت سفارش کرده‌اند.

مایکروسافت آفیس

ابزار مایکروسافت برای استفاده بهینه از هر سیستم رایانه‌ای ضروری است. امروزه استفاده از ابزار آفیس 365 امکان دسترسی آنلاین برای کاربران پروژه‎‌های مختلف را فراهم می‌‎سازد. امروزه بسیاری از کارآفرینان نیاز به دسترسی به کارهای دیگر گروه‌های شرکت به‌صورت در لحظه دارند. اگر این امر امکان‌پذیر نباشد، مدیریت پروژه‎‌ها برای مدت‌زمانی طولانی به تعویق خواهد افتاد.

ابزار فضای ابری

استفاده از فضای ابری برای به اشتراک‌گذاری فایل‎‌های مهم ضروری است. بسیاری از نمانام‌ها در این مسیر با مشکلات زیادی مواجه نیستند. استفاده از حساب کاربری رایگان گوگل تا 15 گیگ فضای ابری رایگان در اختیار شرکت‎‌ها قرار می‌‎دهد. سپس در­صورت نیاز به فضای ابری بیشتر امکان خرید حجم‎‌های گسترده وجود خواهد داشت.

یکی از نکات مهم در زمینه­ی خرید فضای ابری مربوط به تعامل سریع میان بخش‌های مختلف شرکت است. وقتی وضعیت کسب‌وکار حضوری باشد، امکان مدیریت بهینه کسب‌وکار با تعامل نزدیک و حضوری گروه‌های مختلف وجود دارد و مشکل اصلی از زمان کاهش دسترسی گروه‌های شرکت به یکدیگر از طریق حضوری شروع می‌‎شود. با این حساب ابزار فضای ابری اهمیت بالایی برای مدیریت بهینه و زمان‌بندی پروژه‎‌ها خواهد داشت.

ابزارهای مدیریت پروژه

به گزارش فرصت امروز مدیریت پروژه در الگوی دورکاری امر ساده‌ای نیست. استفاده از ابزارهای مناسب در این زمینه به کارآفرینان برای مدیریت بهینه شرایط کمک شایانی خواهد کرد. امروزه بسیاری از کارآفرینان و مدیران ارشد سازمان‌ها نیاز به ارتباط مستقیم با کارهای یکدیگر دارند. خوشبختانه امروزه ابزارهای مدیریت پروژه به‌طور گسترده‌ای در بازار وجود دارد. مهم‌ترین مسئله در این میان انتخاب ابزار مناسب و هماهنگ با نیازهای شرکت است. در غیر‌این­صورت به‌طور مداوم نیاز به استفاده از ابزارهای متنوع خواهید یافت.