در این بخشنامه ضمن اشاره به قدمت فعالیت‌های شهرداری‌ها در کشور همزمان با تصویب قانون بلدیه در سال 1286 آمده است: در جریان ارائه خدمات، تعاملات و فعالیت‌های روزمره و مستمر شهرداری‌ها، رخدادها و چالش‌های گوناگون با سایر نهادها، اسنادی ارزشمند پدیده آمده است که مجموعه آن‌ها سیر رویدادهای اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی را در سطوح خرد و کلان اجتماع به شکل منحصربه‌فرد آشکار می‌سازد.

در ادامه این بخشنامه آمده است: بی‌گمان انبوه اسناد شهرداری‌ها و سازمان‌های تابعه، که درگذر روزها و روزگاران به هر شکلی که از گزند آفات و آسیب‌ها راه به زمانه ما جسته‌اند، منابع مهم و ارزشمندی برای بازخوانی و نقد روند نوسازی در دوران معاصر و راهگشای برنامه‌ریزی و تصمیم‌سازی‌های کلان برای آینده محسوب می‌شوند و در این چارچوب، اکنون بایگانی‌های راکد شهرداری‌ها، گنجینه‌های منحصربه‌فردی است و ساماندهی و حفاظت و حراست از آن‌ها کاری ضروری، ماندگار و نیازمند تشریک‌مساعی است. در آستانه فرارسیدن سال 1400 خورشیدی، سازمان شهرداری‌ها و دهیاری‌های کشور با درک رسالت ملی و مسئولیت اجتماعی خویش و با هدف جمع‌آوری و حفظ اسناد در سازمانی واحد و همچنین صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری و استخدامی از طریق تمرکز سوابق راکد شهرداری‌ها، نسبت به انعقاد تفاهم‌نامه با سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اقدام کرده است و بر این اساس کلیه شهرداری‌ها در چارچوب تفاهم نامه فوق و همچنین قانون و مقررات اسناد ملی ایران اسنادی را که اقدام اداری آن پایان‌یافته و مختومه است را به این سازمان اعلام تا هماهنگی‌های بعدی جهت ارزشیابی، انتقال و یا امحاء اوراق توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران انجام شود.

شایان‌ذکر است این اسناد شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، میکروفیلم‌ها، لوح فشرده و نوارهای ضبط‌صوت است.

شهرداری‌ها برای کسب اطلاعات بیشتر به نشانی asnad.imo.org.ir مراجعه نمایند.